Wykres Gantta jest jednym z najpopularniejszych narzędzi używanych w systemach zarządzania projektami. Pozwala zwizualizować czynności i cele na osi czasu, jak również terminy deadline i czasy trwania zadań. Ta forma przedstawienia projektu pozwala na zorientowanie się w aktualnej sytuacji, jak również w nadchodzących wydarzeniach, a także określenie zależności pomiędzy poszczególnymi czynnościami.
Podobnie jak w innego typu wykresach, aktywności są wymienione w formie listy w lewej jego części, a skala czasu znajduje się w główce wykresu. Każde zadanie ukazane jest za pomocą horyzontalnego paska, do którego mogą być przypisane dodatkowe informacje, takie jak osoba odpowiedzialna, terminy itp. Ponadto paski zadań obrazują dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia zadania, termin deadline i relację do innych zadań. Takie przedstawienie sytuacji pozwala mieć przejrzysty wgląd w całość zadań w projekcie.
Większość nowoczesnych narzędzi wykresu Gantta zawiera również pionowy pas oznaczający aktualną datę, która pozwala odnieść się do trwających zadań. Dzięki temu w prosty sposób możemy przekonać się, na jakim etapie realizacji zadań i projektu jesteśmy aktualnie.
Jako ciekawostkę warto wiedzieć, że wykres Gantta ma już ponad 100 lat, a został wstępnie opracowany przez Karola Adamieckiego, który nazwał go harmonogramem. Gantt chart jaki znamy dziś, został rozwinięty między 1910r a 1915 przez Henrego Gantta, od którego nazwiska, jak można się domyślić, otrzymał swoją nazwę.
Problemy w zarządzaniu projektami.
Z pewnością wykres Gantta nie jest bez wad, jednakże najczęstsze problemy w użytkowaniu wynikają z ludzkich pomyłek i niedociągnięć. Na pierwszym miejscu trzeba wziąć pod uwagę samo przygotowanie się do pracy z Ganttem, jeszcze na etapie rozbicia projektu na poszczególne etapy i zadania. Błędy pojawiające się na tym etapie zaważą na jakości całego planu.
Większe projekty mogą z kolei powodować, że wykres będzie nieczytelny i przez to straci swoją podstawową zaletę, czyli łatwość zorientowania się w sytuacji.
Jednak przy pewnym doświadczeniu i zachowaniu dobrych praktyk, menedżer projektu, posiadający dobry ogląd całości, powinien poradzić sobie z tymi niedogodnościami, aby wykorzystać pełen potencjał wykresu Gantta.
Dobre praktyki korzystania z wykresu Gantta.
W jaki sposób zbudować idealny wykres Gantta? Mamy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek.
Zaznacz początek i koniec całego projektu. Jest to bardzo istotne z punktu widzenia przejrzystości projektu, aby od początku określić jego start i zakończenie. Całkowity czas trwania projektu należy następnie podzielić na poszczególne etapy, aby stworzyć efektywny workflow.
Podziel projekt na mniejsze, łatwiejsze do śledzenia zadania. Jako menedżer projektu musisz wiedzieć o wszystkich procesach, które będą miały miejsce od początku do końca trwania projektu. Rozpisanie ich będzie wymagało współpracy całego zespołu. Należy wykonać ten krok jeszcze przed budową wykresu Gantta. Poczynając od aspektów najważniejszych kolejno rozwijamy je w szczegółach.
Pogrupuj zadania. Wykres Gantta wizualnie przedstawia wszystkie zadania, co jest jego główną zaletą. Możesz pogrupować zadania pod wspólnymi nagłówkami, dzięki czemu zaangażowane osoby zyskają jasny obraz tego, jakie czynności składają się wykonanie głównych zadań.
Wizualizacja przy użyciu różnych kolorów. Markowanie zadań i etapów za pomocą kolorów pozwala członkom zespołu na lepsze zorientowanie się w projekcie. Możesz użyć różnych kolorów dla kamieni milowych, zadań o podobnym statusie lub parametrach.
Określ zależności w zadaniach. Zdefiniowanie zależności stanowi o dużej wartości informacyjnej wykresu, ponieważ wskazuje na istotność poszczególnych zadań i umieszcza je w kontekście całego projektu, ukazując z którymi innymi zadaniami pozostaje w relacji, a także typ tejże relacji. Zależności najczęściej symbolizują linie łączące zadania zakończone strzałkami, które oznaczają kierunek przepływu zdarzeń.
Dlaczego wykres Gantta jest tak powszechnie stosowany?
To wszechstronne narzędzie wnosi szereg korzyści do oprogramowania, w którym zarządzamy projektami. Wśród nich można wymienić chociażby takie:
Uzyskanie większego obrazu. Gantt pozwala na szeroki ogląd, jako że na jednym obrazie otrzymujemy informacje o zadaniach, ich statusach, przynależnościach, ewentualne opóźnienia, obciążeniu poszczególnych pracowników, itp.
Pozwala zidentyfikować wąskie gardła. Łatwy wgląd w zależności i odpowiedzialność w projekcie pomoże natychmiast zidentyfikować i w efekcie wyeliminować procesy niosące ryzyko zatoru, jak na przykład zbyt wiele nakładających się zadań.
Efektywne alokowanie zasobów. Ocena potrzeb w zakresie zasobów i ich właściwe zaadresowanie leży w kompetencjach menedżera projektu. Analizując sytuację na wykresie Gantta będzie mógł szybko wyłapać, kto ma zbyt dużo zadań w danym czasie, a kto pozostaje niedociążony.
Transparentność komunikacji. Z założenia dostęp do wykresu Gantta będą mieli członkowie zespołu, a także klienci, sponsorzy, i inne osoby odgrywające istotne role w projekcie. Jako że każdy z nich będzie miał ten sam obraz sytuacji, pozwoli to na uniknięcie nieporozumień i usprawni komunikację.
