Zarządzanie projektem jest kompleksowym i złożonym procesem. Kojarzone z wysokimi umiejętnościami organizacyjnymi, społecznymi, terminowością i rzeczowością wymaga jednocześnie wsparcia w postaci dobrze dopasowanego narzędzia informatycznego. Każdy projekt musi zostać rozłożony na składowe, które będą mogły być łatwiej zarządzane, a cele w postaci kamieni milowych osiągane jedne po drugich, zgodnie z przyjętym planem. Organizowanie projektu w środowisku dedykowanego oprogramowania będzie wymagało określonego zestawu funkcjonalności, którym zajemiemy się w tym artykule.
Funkcje systemu zarządzania projektami.
Jak pokazuje w ostatnim czasie popularność wielu rozwiązań do zarządzania projektami, aby takie oprogramowanie odniosło sukces powinno łączyć w sobie funkcjonalność związaną z organizowaniem zasobów, narzędzia do komunikacji zespołowej, monitorowanie realizacji zadań, aplikacje do mierzenia efektywności, a wszystko to w jednym, łatwo zarządzalnym i intuicyjnym pakiecie. Szukając dobrego oprogramowania dla project managera upewnij się, że nie zabraknie w nim funkcji z poniższej listy.
Wykres Gantta.
Zapewne każdy z nas, kto kiedykolwiek był zaangażowany w projekcie będzie znał ten typ wykresu, który stanowi jeden z najefektywniejszych sposobów na zwizualizowanie zadań w prowadzonym przedsięwzięciu. Narzędzie to ma już ponad sto lat, ale wciąż stanowi must-have pakietów do zarządzania projektami.
Zależności w zadaniach.
Cykl życia projektu ropoczyna się od rozłożenia go na fundamentalne kroki, które będą stanowiły jego strukturę. Powinna ona wskazywać na istnienie tzw. kamieni milowych i zależnych zadań oraz podzadań. Ponieważ żadne z zadań nie istnieje w próżni, a każde z nich jest w jakiś sposób powiązane z innymi, powinniśmy mieć możliwość zobrazowania tego typu relacji i tym sposobem śledzenia przepływu prac od etapu do etapu.
"To-do lista", czyli co jest do zrobienia.
Zazwyczaj hierarchia zaplanowanych zadań schodzi na coraz to niższe i bardziej uszczegółowione szczeble. Tym sposobem uzyskujemy struktrę obejmującą zarówno zadania główne, jak i podzadania i podzadania do podzadań. Zagnieżdżanie takie może mieć miejsce aż do rozsądnych granic. Na najniższym poziomie możemy posługiwać się tzw. to-do listą, czyli etapami prac wyszczególnionymi w ramach pojedynczego zadania.
Raporty z zadań.
Spięcie całości prac w jeden nurt zadań, które do tego są terminowo i właściwie wykonane jest niełatwym wyzwaniem dla menedżera projektu. Opcje raportowania są więc niezbędnym elementem mającym wspomagać go w pracy. Raporty i panele kontrolne mają na celu przedstawienie aktualnej sytuacji i umożliwienie wyciągania wniosków w stosunku do efektywności członków zespołu.
Szablony i automatyzacja.
Organizacje mierzące efektywność nie ustają w poszukiwaniu narzędzi, które mogą uwolnić pracowników od powtarzalnych i prostych zadań na rzecz takich, które mają większy wkład w jakość i wydajność pracy. Do tego celu doskonale nadaje się funkcja automatyzacji i szablony workflow. Raz opisany i zaprojektowany zestaw automatycznych akcji może służyć bezobsługowo lub z niewielkimi zmianami dostsowując je do zmian w procedurach.
Kalendarz projektu.
Funkcja kalendarza jest jedną z najbardziej oczywistych, znaną z wszelkiej maści pakietów biurowych i systemów organizacji pracy. Nie powinno zabraknąć kalendarza również w systemie zarządzania projektami. Posłuży on do kontroli czasowości realizacji zadań, zakładania wydarzeń związanych z projektem, organizacji czasu zepsołu i zorientowania się w dostępności naszych kolegów.
Komunikacja w projekcie.
Prowadzenie projektów w oparciu o program do poczty e-mail zdaje się pozostawiać wiele do życzenia. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zadaniami i zespołem, jak chociażby Bitrix24, posiada własne funkcje komunikacyjne, sprzężone z realizacją zadań. Można tu wymienić posty, tablicę, wbudowany komunikator, grupy robocze i komentowanie dostępne dla niemalże każdego typu obiektu.
