Tani, a nawet darmowy, CRM Bitrix24 to numer jeden na świecie, niekwestionowany lider w tej kategorii systemów do zarządzania sprzedażą ((ang.) CRM - Customer Relationship Management). Można by stwierdzić, że ponad 5 milionów firm, które zdecydowały się z niego korzystać, nie może się mylić. Wiemy jednak, że nie tylko cena zakupu licencji lub subskrypcji wpływa na całkowity koszt posiadania oprogramowania. Zastanówmy się zatem, nad czym warto się chwilę zatrzymać, stając przed decyzją o wyborze nowego systemu CRM lub zmiany obecnie używanego.
Całkowity koszt posiadania systemu CRM.
Planując inwestycję w oprogramowanie należy uważnie przeanalizować całkowity koszt, na który składać się będą ceny licencji, usług wdrożeniowych i utrzymaniowych, a także koszt wymaganej infrastruktury. Często synonimem "darmowy" wydaje się być "open source", ale i w takim wypadku należy wziąć pod uwagę pewne istotne kwestie. Na rynku można znaleźć około 10 systemów CRM opartych na open source'owych rozwiązaniach. Jeżeli jednak przyjrzeć się wszystkim innym kosztom wdrożenia takiego oprogramowania, nie wygląda to już tak różowo. Przede wszystkim oprogramowanie instalowane na własnym serwerze będzie wymagało odpowiedniej infrastruktury, czyli własnego serwera lub wykupionej usługi hostingu. Ponadto tego typu podejście wymagać będzie specjalistów. Jeżeli nie mamy w swoich zasobach osobowych specjalisty od spraw informatycznych, będzie trzeba wynająć kogoś do zainstalowania odpowiedniego środowiska serwera i samego programu. Będzie potrzebny również ktoś do skonfigurowania oprogramowania i jego funkcjonalności, odpowiednio do naszych potrzeb.
Wbrew pozorom na "darmowe" rozwiązania open source'owe będzie stać raczej większe organizacje, dysponujące większymi zasobami, niż małe firmy. Tymczasem rozwiązanie CRM w chmurze może kosztować firmę tyle co subskrypcja, zazwyczaj płatna w zależności od planu, obejmującego różny zakres funkcjonalności, a także liczbę użytkowników i dostępność zasobów serwera. Oprogramowanie w wersji SaaS (oprogramowanie jako usługa) zazwyczaj będzie posiadało już konfigurację pozwalającą na sprawne rozpoczęcie pracy. Koszty związane z konfiguracją i wsparciem specjalisty będą zdecydowanie niższe, niż w przypadku instalacji i konfiguracji oprogramowania on-premise (na własny serwer). Należy jednak mieć na względzie, że opcja w chmurze nie będzie równie elastyczna dla jakichkolwiek prac deweloperskich, które mogą okazać się konieczne, aby dostosować oprogramowanie do specyficznych wymagań biznesowych. Na szczęście rozwiązania takie jak Bitrix24 w chmurze zapewniają na tyle wszechstronne narzędzia konfiguracji, że dla większości użytkowników będzie to całkowicie wystarczająca opcja.
Tani CRM musi oferować kompleksowy ekosystem.
Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami u swych podstaw jest po prostu bazą danych kontaktów, firm i szans sprzedażowych. Potrzeby użytkowników jednak spwodowały szybką ewolucję CRM'ów, które zaczęły umożliwiać znacznie więcej. Weźmy choćby monitorowanie interakcji z klientami i prowadzenie kampanii. W tym celu dobry CRM powinien posiadać funkcjonalność poczty email, programu do tworzenia i zarządzania kampaniami e-mailowymi, zintegrowaną telefonię VoIP. Kompleksowe prowadzenie kampanii marketingowych w CRM wymaga narzędzi umożliwiających przygotowanie stron landing page, umieszczania zintegrowanych formularzy kontaktowych, segmentację klientów i projektowanie reguł, wedle których będą wysyłane do nich komunikaty. Istnieje wiele narzędzi, które realizują te poszczególne potrzeby, wymieniając choćby systemy e-mailingu takiej jak Mailchimp, Freshmail. Jednak w przypadku, gdy korzystamy odrębnie z tych narzędzi koszty całego rozwiązania rosną i pojawia się potrzeba integracji, czyli mechanizmów, które łączą te systemy, umożliwiając przepływ informacji pomiędzy nimi.
Podejście w Bitrix24 CRM do tych kwestii jest takie, że wszystkie składniki wymagane do prowadzenia kompleksowych kampanii marketingowych są dostępne w ramach jednego, taniego pakietu. Użytkownik znajdzie tutaj moduły kampanii marketingowych, zaawansowanej analityki, zintegrowaną telefonię VoIP, tworzenie stron WWW, obsługę fakturowania i płatności, sklep internetowy, kreator formularzy na strony WWW, otwarte kanały komunikacji w formie widgetu na strony internetowe.
Warto pamiętać, przy wyborze nowego CRM, że koszty ewentualnych integracji są znaczące i dokładnie zapoznać się z narzędziami oprogramowania biorąc pod uwagę wszystkie procesy sprzedażowe, jakie zamierzamy w nim obsłużyć.
Wszelkie limity, na które możesz natrafić: bazy danych, miejsce na dysku, limit użytkowników i inne.
Użytkownicy różnych systemów CRM, którzy przenoszą się do Bitrix24, często robią to z powodu niewspółmiernego wzrostu kosztów użytkowania dotychczasowego programu. NIe jest to przypadkiem, lecz zaplanowaną praktyką producentów, że w ciągu dwóch lat koszt wzrasta w znaczący sposób. Dlaczego tak się dzieje można zaobserwować na przykładzie chociażby Zoho CRM. Jeżeli przyjrzymy się cennikowi tego rozwiązania, zobaczymy, że niemal we wszystkich planach limit danych wynosi 1GB. Taką przestrzeń dyskową można zapełnić bardzo szybko. A ponad tą ilość każdy użytkownik zacznie płacić za każdy kolejny wykorzystany gigabajt. Miesięczne utrzymanie nagle zaczyna kosztować setki dolarów.
Innym limitem, który łatwo przeoczyć, jest ograniczenie w ilości rekordów bazy danych klientów. Jeżeli aktualnie posiadasz kilkudziesięciu lub kilkuset klientów może wydawać Ci się, że 5 tysięcy rekordów to sporo. Jednak wraz z kolejnymi akcjami marketingowymi i dodawaniem do bazy zapytań poprzez e-mail i telefon, szybko okaże się, że wolne miejsce na nowe wpisy się skończyło. Pozostaje wówczas czyszczenie bazy CRM, albo przejście na wyższy, droższy plan.
Wybierając nowy CRM przyjrzyj się dokładnie wszelkim limitom i ograniczeniom. Rozważ, czy są one uzasadnione i rozsądnie zaplanowane, czy też służą jedynie do wyciśnięcia pieniędzy z użytkownika. Jeżeli wzrost bazy klientów o 20% spowoduje wzrost kosztu CRM o znacząco większy procent, oznacza to, że producent oprogramowania przede wszystkim chce maksymalizować swoje zyski z posiadanej bazy klientów.
Pamiętaj, że naprawdę tani CRM pozostaje tani przez lata, a nie tylko przez pierwsze miesiące użytkowania.
Czy na pewno potrzebujesz systemu CRM? Zamiast taniego CRM może wystarczyć Ci inne, proste rozwiązanie.
Rozmawiając o programie CRM możemy mieć na myśli różne aspekty, które mają znaczenie w naszym konkretnym przypadku. Różne potrzeby wynikają ze sposobu, w jaki prowadzimy nasz biznes, i oczekiwań wobec tego, co chcemy osiągnąć wprowadzając nowe narzędzie do firmy. Niektórzy przedsiębiorcy będą oczekiwali rozwiązania formatu Salesforce, lecz dla większości firm, program CRM będzie jedynie bazą danych kontaktów handlowych z podstawowymi informacjami. Dlatego rozważnie przemyśl swoje potrzeby, aby nie rozminąć się w wyborze rozwiązania ze swoimi oczekiwaniami. Jeżeli do prowadzenia Twoich spraw handlowych wystarczą Ci arkusze Google, poczta w Outlooku, czy Trello, możliwe, że pełnowymiarowy CRM nie jest Ci w ogóle potrzebny. I to też jest w porządku. Nie ma potrzeby na siłę wybierania rozwiązania, które przytłacza mnogością funkcji, których nigdy nie wykorzystamy. Może się okazać, że szukasz taniego CRM, aby zrealizować jedną konkretną potrzebę, a wówczas wystarczy Ci inne narzędzie, które CRM'em nie jest, jak na przykład system dla Call Center, oprogramowanie do organizacji i analizy danych jak Smartsheet, platforma LinkedIn dla specjalistów HR, itp.
Najtańsze rozwiązanie może być najdroższym.
Z czasem tani program CRM może okazać się kosztowniejszy, niż droższa alternatywa. Wszystko zależy od Twoich planów na przyszłość. System trzeba wybierać mając w perspektywie 3 kolejne lata rozwoju przedsiębiorstwa. To co dziś wydaje się wystarczające, może w niedługim czasie stać się zbyt ciasne i ograniczone wobec pojawiających się wyzwań. Jeżeli wybrany CRM nie ma możliwości rozbudowy, a producent nie dodaje stale nowych funkcjonalności, możesz stanąć przed koniecznością migracji do innego rozwiązania, co wiąże się z kosztami, przestojem i koniecznością poniesienia innych, dodatkowych nakładów. Bitrix24 CRM to rozwiązanie, które oferuje ogromną elastyczność i zawiera wiele funkcji, których jeżeli nie użyjesz od razu, możesz wprowadzać stopniowo wraz z rozwijającymi się potrzebami. A przy tym, co najważniejsze, jest numerem 1 wśród darmowych programów CRM.